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Job Details
Title: | 行政专家-健康专业/职业规划 |
发布日期: |
|
申请日期: |
2024年4月19日
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应用现状: |
位置满了
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职位类型: | Full-time |
Salary: |
每年33400美元
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工作时间:
工作时间为37小时.每周5小时(7.每天5小时(不包括半小时或1小时的午餐时间),从早上7:30到下午5:00. 具体工作时间由主管和员工在雇佣开始前商定. 每学期将对工作时间进行审查,并由主管和员工商定时间表的更改.
Summary:
为卫生专业院长提供行政和秘书支持,并执行与指定部门职能有关的活动. 的日程安排, 向呼叫者提供信息, 并通过履行下列职责,减轻官员的文书工作和次要的行政和业务细节:
基本职责 适用于所有部门/项目行政专家 包括以下内容:
- 根据学院的企业资源规划(ERP)软件的要求执行必要的程序任务, 包括但不限于创建课程部分, 更新课程/学期信息, 确保数据记录的准确性.
- 协助和回应公众和学生的询问, 包括取得的胜利, mail-ins, 和打来电话.
- 创建和维护有关效率和部门生产力的管理电子表格.
- 根据卫生专业学院院长的指示,为指导和毕业审核提供行政支持.
- 作为项目之间的主要联系人, its faculty, 以及其他行政机关和外部组织.
- 协助实施对所有项目兼职人员的培训,并指导新兼职人员了解学院的政策和程序, 确保新员工的所有相关文件都是完整的.
- 准备和提交全职和兼职教员的工资表格.
- 维护所有项目教员的准确记录,包括成绩单和申请.
- 按要求记录会议记录.
- 向卫生专业学院院长报告学生和教师关心的问题.
- 每学期收集和维护所有部门的教学大纲.
- 创建采购申请单并监督部门预算和支出.
- 维护与出版销售代表的业务关系. 订购、跟踪发货并向全职教员和兼职教员分发教科书.
- 管理机密和敏感信息, 比如工资, 教师评价, 测试安全性, 以道德和专业的方式.
- 根据需要支持和传播学院的相关政策.
- 保持所有部门物资的准确库存,并确保物资按需分发.
- 确保部门文件按照学院政策进行维护.
- 及时告知卫生专业院长到期日和其他适当的办公室政策和程序.
- 跟踪课程取消,并确保及时通知学院人员.
- 跟踪部门的评估和项目审查活动,并根据需要收集相关数据.
- 主管安排的其他相关工作.
额外的基本职责和责任 具体到卫生专业计划,包括:
22. 确认学生提交的所有必要的医疗和个人文件(免疫接种), 背景调查, 认证等.). 根据需要跟进学生完成要求. 跟踪到期日并收集整个部门学生的最新表格.
23. 跟踪学生作业, exam, 以及从课程开始到课程结束的最终成绩,以帮助预测是否能成功获得执照.
24. 协助收集和分类事实和数据,用于书面计算和计算,以制定项目评估和认证目的的数据报告. 这包括, 但不限于, 收集整理了几年的学生资料, faculty, 并按要求提供程序数据.
25. 跟踪毕业生和雇主满意度调查. 协助创建流程,以改善调查反馈的分布和数量.
26. Assist with special projects that may include research and maintaining files for accreditation reviews; may assist with providing direction to student workers.
27. 获取学生机密信息, 比如清除和病史, 准备持续的报告,以支持校园/部门在多个临床地点安排学生的需求. 根据需要将必要的文件发送到临床现场.
28. Maintain student records to track student progress throughout the program; correspond with students to send acceptance/denial letters, 坐标定位, 安排咨询约会, 以及任何其他会议/特别活动.
29. Assist with the process of student admission into the clinical phase of the program as requested; assist with the creation of an online clinical application and a plan for the processing of applications.
30. Ensure textbooks are available for faculty/students; oversees inventory and upkeep of instructional equipment; coordinates supply orders in order to maintain necessary office supplies; may transfer accounting funds.
31. 与工资单和人力资源部协调员工入职. 协调教员入职, 包括入职培训和收集背景调查, 虐待儿童筛查, 联邦调查局间隙, 定位检查表, 工资形式, transcripts, etc.
次要职责:
- 从内部和外部来源收集有关卫生专业项目选择性录取标准的数据.
- 确保所有数据准确无误,组织得当.
- 跟踪和维护选拔录取名单.
- 与其他校园部门合作,支持选择性录取过程.
- 对缺失或有缺陷的信息进行跟踪.
- 传递和讨论请愿数据的状态.
- 根据课程要求审查成绩单.
- Create and maintain manual and computerized records; establishes and maintains logs, filing, 和记录保存系统,并确保所有记录是完整的, accurate and up-to-date; performs data entry and maintains various computer databases; performs routine analysis and calculations in the processing of data for recurring internal reports.
- 生成并邮寄与临床项目验收相关的所有验收通知.
- 创建报告并提供定期结果.
- 每周提供学生申请文件的进度报告.
- 在文档收集软件e中输入数据.g. CastleBranch,
- 协助监控文件进入CastleBranch;
- 审核提交的文件按要求提交
- 根据需要指导学生提交文件
- 收集学生信息,以便在CastleBranch以外的学校入学,并监督文件的完成情况.
- 更新与学生查询和教职员工回复相关的电子表格
- 根据要求进行监考评估测试
- 输入STARK中国澳门博彩官网学生交流的笔记
- 就丢失的数据和文件与学生/教师/员工沟通. 确保沟通计划的执行.
- 保存所有学生接触的适当文件.
- 与所有项目管理员保持积极和富有成效的工作关系, staff, 和教师确保学生获得准确可靠的信息.
监管责任:
这份工作没有主管职责.
资格:
成功地完成这项工作, 个人必须能够圆满地履行每一项基本职责. 下面列出的要求代表了所需的知识、技能和/或能力. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
教育及/或工作经历:
Required:
- 大专学历,相关专业或同等大学学历,至少2年专业文员/行政助理工作经验. 没有以上大学要求的个人必须具有高中文凭和五(5)年相关的全职专业经验.
- 必须具备先进的计算机技能和熟练使用标准办公设备. 应具备互联网软件浏览器的知识.
Preferred:
- 双语:英语/西班牙语
- 与艾卢西亚同事共事的经验
其他技能和能力:
- 高度专注,达到或高于正常水平,并能在关键期限前完成任务.
- 需要适度的监督和自我指导的能力.
- 优秀的人际交往和沟通能力. 与卫生专业学院院长进行互动和外交沟通, 卫生专业副院长/护理主任, 全职教师, 兼职教师, staff, 其他领域/部门的关键人员, 学生和公众人士.
- 能够在多任务环境中协调中等难度到复杂难度的项目,注意细节和准确性.
- 高度有组织的.
- 必须能够在学生之间保持保密, faculty, 根据中国澳门博彩官网董事会的政策和州/联邦法律,对部门和学院的运营进行管理.
计算机技能:
熟练使用Word、Excel、Access、PowerPoint等办公软件.
沟通技巧:
能够阅读和理解指令、简短通信和备忘录. 信函写作能力. 能够在一对一和小组的情况下有效地向学生展示信息, faculty, 职员及市民.
数学技能:
需要基本的数学能力.
推理能力:
运用常识理解执行详细的书面或口头指示的能力. 能够在标准化的情况下处理涉及多个变量的问题.
物理的要求:
这里描述的身体需求代表了员工要成功地完成这项工作的基本职能所必须满足的要求. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
在履行这项工作的职责时,员工经常被要求说话或倾听. 员工经常被要求站着,坐着,用手和胳膊伸手. 员工有时需要走路、弯腰、跪下、蹲下或爬行. 员工必须偶尔举起或移动25磅的重量.
工作环境:
这里描述的工作环境特征代表了员工在执行这项工作的基本职能时所遇到的环境特征. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
工作环境中的噪音水平通常是适中的.